Fri offertKontakta oss

Integritetspolicy

Datum: 2025-10-27

Denna integritetspolicy gäller för dig som är kund och/eller användare av de produkter och tjänster som tillhandahålls av Omniway AB, Org.nr556442-1328, med adress Vasagatan 17, 903 29 Umeå, samt för dig som är besökare av vår webbplats. Under respektive avsnitt förklarar vi vilka personuppgifter vi behandlar, varför vi gör det, vilken rättslig grund som stöder behandlingen, hur länge uppgifterna sparas samt vilka rättigheter du har. 

Kontakt

Om du har frågor eller synpunkter kring hur vi behandlar dina personuppgifter, är du alltid välkommen att kontakta oss på info@omniway.se. 

Om du därefter fortfarande har synpunkter eller vill framföra ett klagomål på hur vi behandlar personuppgifter kan du kontakta vårt dataskyddsombud på: dataskydd@academedia.se

Dina rättigheter 

Enligt dataskyddsförordningen har du som registrerad, t ex elev, kund eller webbplatsbesökare, följande rättigheter gällande de behandlingar vi gör av dina personuppgifter: 

  • Rätt till tillgång, du har rätt att få veta vilka uppgifter vi behandlar om dig och du kan få ut dessa genom att begära registerutdrag
  • Rätt till rättelse, det vill säga du kan begära att vi rättar dina uppgifter om de är felaktiga  
  • Rätt till radering, du kan begära att vi raderar dina personuppgifter och då behandlar vi begäran och raderar där det är möjligt men det kan vara begränsat t ex på grund av krav i lag på bevarande av uppgifter 
  • Rätt till begränsning, du kan begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter 
  • Rätt att invända, du har rätt att invända mot att vi behandlar dina personuppgifter  
  • Rätt till dataportabilitet, du har under vissa förutsättningar rätt att flytta dina personuppgifter  

För att utöva någon av dina rättigheter kontakta info@omniway.se. 

Du har också rätt att lämna klagomål till IMY (www.imy.se) som är tillsynsmyndighet om du anser att vi inte följer dataskyddsförordningen. Vill du läsa mer om dina rättigheter finns även information hos IMY: De registrerades rättigheter | IMY 

Automatiserat beslutsfattande och profilering 

Det förekommer inget automatiserat beslutsfattande eller profilering där Omniway AB är personuppgiftsansvariga. 

När vi är personuppgiftsbiträde

När vi tillhandahåller vår lärplattform till utbildningsanordnare (exempelvis privata utbildningsföretag eller kommuner), behandlar vi personuppgifter på uppdrag av kunden. I dessa fall är det kunden som är personuppgiftsansvarig, och vi agerar som personuppgiftsbiträde.

Det innebär att:

  • Kunden avgör vilka personuppgifter som behandlas, för vilka ändamål och med vilken rättslig grund.
  • Vi behandlar personuppgifterna endast enligt instruktioner från kunden och i enlighet med vårt personuppgiftsbiträdesavtal.
  • Det är kundens ansvar att informera de registrerade (exempelvis elever, lärare eller administrativ personal) om behandlingen.

Exempel på behandling vi utför som biträde:

  • Hantering av användarkonton i lärplattformen
  • Lagring av kursmaterial och användardata
  • Support och felsökning relaterad till plattformens användning

För information kring hur just dina personuppgifter behandlas hänvisar vi till din skola, kommun eller företag (den som gett dig tillgång till lärplattformen).

Tredjelandsöverföring
Då olika tjänster används av olika kunder kan du kontakta din skola, kommun eller företag för att få veta mer specifikt vilka länder de tjänster som du har tillgång till exponerar eller överför personuppgifter till. Har du övriga frågor om tredjelandsöverföring kontakta info@omniway.se eller dataskydd@academedia.se.  

När vi är personuppgiftsansvarig

I vissa situationer behandlar vi personuppgifter som personuppgiftsansvarig, det vill säga när vi själva bestämmer ändamål och medel för behandlingen. Det gäller bland annat i vissa fall när vi har kontakt med anställda hos våra kunder eller leverantörer, när vi driver vår webbplats och när vi bedriver marknadsföringsaktiviteter.

Exempel på behandlingar där vi är ansvariga:

  • Kommunikation med dig som arbetar hos våra kunder med syfte att upprätthålla och utveckla affärsrelationer, exempelvis genom kundmöten eller uppföljning.
  • Behandling av uppgifter som sker när du besöker vår webbplats, inklusive användning av cookies och liknande tekniker. Du kan läsa mer i vår cookiepolicy. 
  • Marknadsföringsaktiviteter, exempelvis nyhetsbrev, evenemangsinbjudningar eller informationsutskick.

Rättslig grund för behandlingen är i regel en intresseavvägning, samtycke eller uppfyllande av avtal enligt GDPR. Vårt berättigade intresse är att kunna tillhandahålla våra tjänster, uppfylla avtalsförpliktelser, kommunicera effektivt med kunder och intressenter samt utveckla vår verksamhet genom relevanta marknadsföringsinsatser. När vi använder samtycke som grund (exempelvis för frivilliga nyhetsprenumerationer) informerar vi särskilt om det i samband med att uppgifterna lämnas.

Begäran av offert eller bokning av demo

När du själv begär en offert eller vill boka en demo samlar vi in de uppgifter du lämnar, vanligtvis namn, e-postadress och telefonnummer. Vi använder dessa uppgifter för att kunna återkoppla till dig, ta fram en offert eller planera en demo enligt din förfrågan.

Mottagare av personuppgifterna: Dina personuppgifter hanteras av vår verksamhetschef och Customer Success Manager, samt av vår tjänsteleverantör som bistår oss med lagring av informationen under tiden vi hanterar din begäran. All lagring sker inom Sverige eller inom EU/EES.

Rättslig grund: Vi behandlar dina uppgifter för att kunna ta fram ett erbjudande eller avtal när du själv har begärt det, samt att uppfylla ett avtal om ett sådant ingås. Den rättsliga grunden för behandlingen är avtal. 

Bevarandetid: Uppgifterna sparas så länge det krävs för att hantera din förfrågan. Om det leder till ett avtal, sparas uppgifterna under den tid som krävs för att fullfölja avtalet samt för att uppfylla eventuella rättsliga skyldigheter (exempelvis enligt bokföringslagen). Om din förfrågan inte leder till ett avtal raderas dina uppgifter efter 6 månader. 

Avtalshantering

När vi ingår och fullgör avtal med kunder eller leverantörer behandlar vi personuppgifter i syfte att administrera affärsrelationen och uppfylla våra avtalsförpliktelser. Det inkluderar bland annat fakturering, löpande kommunikation och hantering av kundförfrågningar.

De uppgifter som behandlas kan omfatta:

  • Identitetsuppgifter: namn, befattning
  • Kontaktuppgifter: adress, e-postadress, telefonnummer
  • Ärendespecifika uppgifter kopplade till den aktuella kundrelationen eller leverantörskontakten

Mottagare av personuppgifterna: Personuppgifterna kan komma att delas med vår verksamhetschef, Customer Success Manager, ekonomiavdelning och Business Controller (BC), samt med de externa tjänsteleverantörer vi använder för affärsstödjande system och tjänster.

Rättslig grund:
Behandlingen grundar sig dels på avtalsförpliktelser, då personuppgifter krävs för att ingå och uppfylla avtal, och dels på vårt berättigade intresse av att administrera kundrelationer och kommunicera effektivt.

Bevarandetid: Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att fullgöra avtalet och uppfylla tillämpliga lagkrav, exempelvis bokföringslagstiftning. Utöver detta kan uppgifterna sparas i upp till tio (10) år för att tillvarata vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta eventuella rättsliga anspråk.

Besökare av vår webbplats och marknadsföring  

Ansvarig för behandlingen 

Vi, Omniway AB, är personuppgiftsansvarig för behandlingar som sker i samband med ditt besök på vår webbplats och i marknadsföringssyfte.  

Nyhetsbrev

Vi skickar ut nyhetsbrev till dig som själv har anmält dig, eller till dig som redan är befintlig kund hos oss. Våra informationsutskick innehåller så kallade spårningspixlar, vilket är ett vanligt sätt för att se om utskicken blir öppnade av mottagarna. På ett liknande sätt kan vi även se om mottagarna klickar på länkarna samt vilka länkar de klickar på. Vi använder denna information främst för statistisk analys av våra utskick för att se hur vi kan förbättra utskicken så att de blir mer intressanta för mottagaren. Hanteringen av spårningspixlar sker med hjälp av Rule Communication. 

När du själv väljer att prenumerera på våra nyhetsbrev 

På vår webbplats kan du själv anmäla dig till vårt nyhetsbrev. När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att kunna skicka information, erbjudanden och nyheter som vi tror är relevanta för dig. Syftet är att hålla dig uppdaterad om våra produkter, tjänster, nya funktioner, evenemang och annan relevant kommunikation kopplad till vår verksamhet.

Personuppgifter som behandlas: 

  • E-post

Rättslig grund: Rättlig grund för behandlingen är det samtycke som du lämnar i samband med din anmälan. Du kan när du vill dra tillbaka ditt samtycke, invända mot behandlingen, begära registerutdrag, rättelse eller att vi begränsar behandlingen. För att avregistrera dig från digitala reklam- och kommunikationsutskick, följer du instruktionerna i det e-post som du har fått från oss och klickar på länken längst ner för att avregistrera dig. Du kan även kontakta oss på info@omniway.se. Om du avregistrerar dig upphör vi omedelbart med vår behandling av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål. 

Mottagare av personuppgifterna när vi skickar nyhetsbrev: Dina personuppgifter hanteras av vår marknadsavdelning samt av den tjänsteleverantör vi samarbetar med för att lagra information och skicka ut våra nyhetsbrev.

Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas tills du tar tillbaka ditt samtycke/avanmäler dig från våra nyhetsutskick. 

Nyhetsbrev till befintliga kunder 

Vi skickar nyhetsbrev till våra befintliga kunder med syftet att informera om nyheter, relevanta erbjudanden, nya funktioner och uppdateringar kring våra produkter och tjänster. Det gör vi för att hålla dig som kund informerad och kunna erbjuda en så relevant och personlig kommunikation som möjligt. Du kan när som helst välja att avsäga dig framtida utskick via avregistreringslänken i nyhetsbrevet.

Personuppgifter som behandlas: 

  • E-post

Rättslig grund: För marknadsföring och information till dig som redan är kund gör vi det med stöd av en intresseavvägning och Omniways berättigade intresse att upprätthålla en affärsrelation med dig och kommunicera med dig i din yrkesroll rörande information, nyheter och evenemang som vi erbjuder som vi tror kan vara av intresse för dig. Vill du veta mer om hur vi gjort denna intresseavvägning kan du kontakta oss. 

Om du har lämnat ditt samtycke behandlar vi istället dina uppgifter för ovan angivna ändamål med stöd av ditt samtycke.

Du kan när som helst motsätta dig denna typ av marknadsföring. För att avregistrera dig från digitala reklam- och kommunikationsutskick, följer du instruktionerna i det e-post som du har fått från oss och klickar på länken längst ner för att avregistrera dig. Du kan även kontakta oss på info@omniway.se. Om du avregistrerar dig upphör vi omedelbart med vår behandling av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål

Mottagare av personuppgifterna när vi skickar nyhetsbrev: Dina personuppgifter hanteras av vår marknadsavdelning samt av den tjänsteleverantör vi samarbetar med för att lagra information och skicka ut våra nyhetsbrev.

Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas tills du avanmäler dig från våra nyhetsutskick eller så länge du eller din arbetsgivare eller uppdragsgivare har en kundrelation till oss. Därefter sparas uppgifterna endast under den tid som krävs för att hantera eventuella rättsliga skyldigheter eller berättigade intressen, såsom dokumentation av samtycken eller hantering av spärrlistor.

Gallring sker månatligen, vanligtvis den sista kalenderdagen i månaden. Inaktiva kontakter (utan aktivitet på sex månader) raderas automatiskt efter högst tolv (12) månader. Avregistrerade mottagare och adresser som returnerat som hard bounce tas bort från utskickslistor löpande, men en spärrlista med hashade e-postadresser bevaras för att förhindra framtida oönskade utskick. Händelsedata som rör öppningar, klick och segmentering pseudonymiseras efter tolv (12) månader genom borttag av identifierande uppgifter såsom e-postadress, IP-nummer och kund-ID.

Testlistor, dubbletter och tillfälliga importfiler gallras vid varje månadsgenomgång. Supportloggar med personuppgifter raderas senast tolv (12) månader efter avslutad felsökning. Efter avslutad kundrelation raderas eller pseudonymiseras kontaktuppgifter inom trettiosex (36) månader, när samtliga rättsliga skyldigheter (exempelvis bokföring eller reklamationstid) är uppfyllda.

Begäran om radering enligt artikel 17 GDPR hanteras omedelbart och går alltid före den schemalagda gallringen. Alla gallringsåtgärder dokumenteras i en särskild gallringslogg som sparas i 24 månader. Backuper omfattas inte retroaktivt, men samma gallringsregler tillämpas vid återläsning.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi och våra leverantörer behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. Vissa av våra leverantörer, eller deras underleverantörer, har sitt juridiska säte i USA. Även om all datalagring sker inom EU/EES och skyddsåtgärder som kryptering vidtas kan det i vissa fall finnas en teoretisk möjlighet att amerikanska myndigheter begär tillgång till personuppgifter enligt amerikansk lagstiftning. För att säkerställa en hög skyddsnivå samarbetar vi endast med leverantörer som uppfyller EU:s dataskyddskrav och är anslutna till EU–U.S. Data Privacy Framework (DPF). 

Vi har dessutom personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) med samtliga underleverantörer, vilket innebär att de endast får behandla personuppgifter enligt våra instruktioner och är skyldiga att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna. 

Informationssäkerhet 

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller otillåten spridning. Endast behörig personal har tillgång till dina uppgifter och vi ser till att våra system och processer regelbundet uppdateras och förbättras för att bibehålla en hög skyddsnivå.